PERSÓNUVERNDARYFIRLÝSING KLAK INNOVIT ehf. (hér eftir „KLAK “)

Almennt

KLAK er umhugað um friðhelgi einkalífs og kappkostar að vernda persónuupplýsingar þínar. Í þessari persónuverndaryfirlýsingu kemur fram hvernig við umgöngumst þær persónuupplýsingar sem við geymum um þig og hvaða réttindi þú átt varðandi upplýsingarnar. KLAK vinnur því persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.[2]

Ábyrgðaraðili

KLAK INNOVIT ehf. kt. 440500-2690, Bjargargötu 1, 102 Reykjavík er ábyrgðaraðili fyrir þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer í tengslum við að raungera hugmyndir frumkvöðla, stækka og styðja við samfélag frumkvöðla á Íslandi með það að markmiði að fjölga sprotafyrirtækjum.

Hvaða upplýsingum söfnum við?

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um einstakling sem gera mögulegt að persónugreina hann, beint eða óbeint. Við söfnum einkum eftirfarandi persónuupplýsingum um þig:

Tengiliðaupplýsingar, s.s. nafn, kennitölu, heimilisfang, tölvupóstfang og símanúmer.
Upplýsingar um hugmyndir þátttakenda, s.s. hvenær hugmynd er skilað inn og hvaða aðili er á bak við hugmyndina.
Upplýsingum um umsækjandann sjálfan, starfstitil hans eða störf, og ef viðkomandi er eigandi fyrirtækis, þá er safnað upplýsingum um rekstur félagsins, þar á meðal tegund starfsemi og önnur tengd atriði. Allar slíkar upplýsingar eru sóttar með samþykki þínu.
Samskiptasaga, þ.e. þegar umsækjendur hafa samband við okkur, hvort sem þar er almenn fyrirspurn, umsókn um þátttöku eða annað, þá geymum við þá samskiptasögu.
Markaðsefni tengt verkefnum, þ.e. þegar umsækjendur hafa samband við okkur, hvort sem það er almenn fyrirspurn, umsókn um þátttöku eða annað, þá geymum við upplýsingar um nöfn og tölvupóstfang, ásamt því getur verið mynd af umsækjanda.
Eftirlitsmyndavélar, það eru nokkrar eftirlitsmyndavélar staðsettar í aðsetri KLAK.
Tæknileg gögn, t.d. IP-tölur og önnur gögn tengd notkun þinni á vefsíðu félagsins.

Hvernig söfnum við upplýsingum?

Við öflum tengiliðaupplýsinga frá þér í gegnum umsóknarferli, eyðublöð, síma, eða tölvupóst, eða með öðrum hætti, t.d. með hugbúnaðarlausnum Acterio AS og Younoodle. Við öflum upplýsinga frá þér auk þess sem við skráum upplýsingar um þá þjónustu sem við veitum þér. Jafnframt höldum við utan um greiðsluupplýsingar og útgefna reikninga sem eru nauðsynlegar vegna samningssambands og til að uppfylla skilyrði skatta- og bókhaldslaga.

Við notkun þína á vefsíðu KLAK söfnum við vissum upplýsingum með notkun vafrakaka (e. cookies) og með sambærilegri tækni. Sjá nánar hér .

Tilgangur vinnslu okkar á persónuupplýsingum

Við vinnum eingöngu persónuupplýsingar þínar að því marki sem lög heimila. Helstu tilvik eru eftirfarandi:

Til að geta veitt viðskiptavinum þá þjónustu sem KLAK býður upp á, safnar KLAK persónuupplýsingum eins og nafni, kennitölu, netfangi og hugmynd umsækjanda. Vinnslan á þessum gögnum fer eftir því hvaða viðskiptahraðal er sótt um, en hún er jafnframt nauðsynleg til að KLAK geti uppfyllt skilmála sína og veitt þjónustuna á réttum forsendum.
Til að geta uppfyllt skyldur samkvæmt bókhaldslögum, samkvæmt beiðnum frá opinberum yfirvöldum og stofnunum og öðrum ákvæðum laga.
Til að geta, eftir atvikum, gefið umsækjendum viðskiptahraðals sem gagnlegasta leiðsögn og/eða fundið teymi eða hugmynd sem viðkomandi hentar best í, er farið yfir ferli við að para saman leiðbeinanda, þátttakendur og sögu teyma.
Til að geta sent umsækjendum upplýsingar um næstu viðskiptahraðla að því gefnu að umsækjendur samþykki slíkt.
Til að geta sent viðskiptavinum upplýsingar sem eru sérsniðnar að þeim eins og tölfræðilegar upplýsingar í gæða- og markaðsstarfi, að því gefnu að viðskiptavinir samþykki slíkt.
Til að svara fyrirspurn þátttakenda og bregðast við fyrirspurnum þeirra.
Til að geta greint og gert áætlanir innan fyrirtækisins, við markaðsrannsóknir, til að bæta þjónustu og tekið saman tölfræðilegar upplýsingar í gæða- og markaðsstarfi.
Unnið er með upptökur úr eftirlitsmyndavélum í öryggis- og eignavörsluskyni.

Miðlun til þriðju aðila

Í því skyni að uppfylla þann tilgang sem lýst er hér að ofan kann að vera nauðsynlegt að miðla persónugreinanlegum upplýsingum um viðskiptavin til þriðja aðila, vinnsluaðila, sem er þjónustuveitandi, umboðsmaður eða verktaki KLAK í þeim tilgangi að ljúka við verkefni fyrir umsækjandann eða veita umsækjanda þjónustu sem hann hefur beðið um eða samþykkt. Sú miðlun er einungis í þeim tilvikum sem talin eru upp í stefnu þessari.

KLAK deilir einnig upplýsingum með vinnsluaðilum þegar það er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni og jafnframt til hagstofu íslands í upplýsingaskyni til þess. Þá deilir KLAK einnig upplýsingum í tölfræðilegum tilgangi, með vinnsluaðilum sem vinna með fyrirtækjum við gæða- og markaðsstarf.

KLAK afhendir vinnsluaðilum einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru fyrir vinnsluaðila í framangreindum tilgangi og gerir fyrirtækið þá samning þar sem þeir undirgangast skyldu um að halda upplýsingum um viðskiptavini öruggum og nota þær einungis í framangreindum tilgangi.

Öryggi persónuupplýsinga

KLAK viðhefur viðeigandi öryggisráðstafanir í því skyni að hindra að persónuupplýsingar umsækjenda glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Hve lengi eru persónuupplýsingar geymdar?

KLAK geymir persónuupplýsingar svo lengi sem nauðsyn ber til í þeim tilgangi sem þeirra var aflað. Geymslutími slíkra persónuupplýsinga fer eftir eðli upplýsinganna og þeim lagareglum sem gilda um viðkomandi vinnslu persónuupplýsinga, t.d. skatta- og bókhaldslöggjafar.

Gögn sem fara í gegnum gervigreindartól eru ekki geymd til lengri tíma heldur flæða í gegnum kerfið og er eytt strax eftir notkun.

Söfnun og notkun í markaðstengdum tilgangi

Ef umsækjendur samþykkja getur KLAK notað persónuupplýsingar þeirra til að gera þeim kunnugt um viðskiptahraðla sem eru í gangi og sent þeim annað markaðsefni sem KLAK telur að þeir gætu haft áhuga á. Auk þess getur KLAK sent umsækjendum markaðsefni sem við teljum að umsækjendur okkar gætu haft áhuga á. Auk þess getum við haft samband við umsækjanda og upplýst hann um hugmynd eða viðskiptahraðal sem við teljum hann vera góð viðbót við. Þá getum við notað upplýsingar til að vinna tölfræðilegar upplýsingar í gæða- og markaðsstarfi. Framangreind samskipti geta átt sér stað í gegnum tölvupóst, síma, bréfasendingar eða SMS. KLAK mun þó leitast við að hafa þessi samskipti hófleg.

Innt verður eftir samþykki viðskiptavina með rafrænum hætti. Viðskiptavinir munu einnig geta komið samþykki sínu á framfæri með því að senda okkur tölvupóst á [email protected]

Notkun gervigreindartóla

KLAK notar ýmis gervigreindartól til að bæta þjónustu, greina gögn, og styðja við viðskiptahraðla. Við notkun þessara tóla eru sérstaklega gætt að eftirfarandi:

Gervigreindartól geta unnið með persónuupplýsingar eins og nöfn, netföng, lýsing á hæfni, verkefni, umsóknir og aðrar upplýsingar sem tengjast þátttakendum, tengiliðum og hagaðilum.
Gögn eru unnin til að styðja við ráðgjöf, pörun leiðbeinanda, greiningu á verkefnum og umbætur á þjónustu.
Vinnsla byggir á samþykki, samningi eða lögmætum hagsmunum eftir atvikum.
Aðgangsstýringar, dulkóðun og rekjanleiki eru tryggð. Gögn eru ekki geymd lengur en nauðsynlegt er og eytt samkvæmt verklagi.
Ef unnið er með viðkvæmar persónuupplýsingar er það gert með sérstakri varúð og í samræmi við lög og reglur.

Réttur þinn

Í vissum tilvikum átt þú réttindi samkvæmt persónuverndarlöggjöf í tengslum við vinnslu KLAK á persónuverndarupplýsingum. Ef þú vilt neyta þessara réttinda biðjum við þig að hafa samband við okkur og við munum leitast við að svara beiðni þinni eins fljótt og auðið er (í flestum tilvikum innan eins mánaðar frá móttöku) nema um sé að ræða margar og umfangsmiklar beiðnir.

Réttur til aðgangs: Þú átt rétt á að óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum um þig og að fá afhent afrit upplýsinganna. Með þeim hætti getur þú fullvissað þig um að upplýsingarnar séu réttar og að vinnsla okkar á þeim sé í samræmi við lög.
Réttur til leiðréttingar: Ef einhverjar upplýsingar um þig eru rangar eða ónákvæmar átt þú almennt rétt á að láta okkur leiðrétta þær.
Réttur til eyðingar: Í vissum tilvikum getur þú átt rétt á að við eyðum persónuupplýsingum sem við geymum um þig. Þetta á einkum við í þeim tilvikum þar sem upplýsingarnar eru ekki lengur nauðsynlegar, ef þú hefur andmælt vinnslu upplýsinganna (sbr. hér að neðan), ef vinnslan reynist ólögmæt, eða ef vinnslan byggði á samþykki sem þú hefur síðar afturkallað.
Réttur til að andmæla vinnslu: Ef vinnsla okkar byggir á lögmætum hagsmunum, og þú telur að vegna aðstæðna þinna brjóti vinnslan gegn grundvallarréttindum þínum, getur þú andmælt vinnslunni. Ef þú andmælir, hættum við vinnslunni nema við getum bent á ríkari lögmæta hagsmuni af að halda henni áfram.
Réttur til takmörkunar vinnslu: Í eftirtöldum tilvikum átt þú rétt á að við stöðvum vinnslu persónuupplýsinga, þ.e. ef þú vefengir að persónuupplýsingarnar séu réttar (þangað til að við getum staðfest að þær séu réttar); vinnslan sé ólögmæt, ef því vilt ekki að persónuupplýsingunum sé eytt; við þurfum ekki lengur á persónuupplýsingunum að halda fyrir vinnsluna en þú þarfnast þeirra til þess að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur; og þú hefur andmælt vinnslunni, sbr. að ofan. Í því tilviki stöðvum við vinnslu meðan við höfum ekki bent á ríkari lögmæta hagsmuni okkar af að halda henni áfram.
Réttur til að afturkalla samþykki: Í þeim tilvikum þar sem við byggjum vinnslu á samþykki þínu er þér ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Afturköllun þýðir þó ekki að vinnsla sem fór fram áður en samþykki var afturkallað sé ólögmæt.

KLAK áskilur sér rétt á að synja um afhendingu þegar um er að ræða beiðnir sem eru bersýnilega tilhæfulausar, óhóflegar eða margendurteknar.

Tengiliður

Ef þú hefur spurningar, athugasemdir, eða kvartanir fram að færa varðandi þessa persónuverndaryfirlýsingu eða meðferð KLAK á persónuupplýsingum getur þú haft samband við okkur símleiðis í síma 861-3134 eða með því að senda okkur tölvupóst á [email protected]

Ef þú telur þig ekki fá úrlausn þinna mála hjá [email protected] er þér ávallt heimilt að beina kvörtun til Persónuverndar (vefsíðan: www.personuvernd.is)

Breytingar

Persónuverndaryfirlýsing þessi var samþykkt þann 25. nóvember 2025.

Persónuverndaryfirlýsing okkar er í stöðugri skoðun og kann þessari persónuverndaryfirlýsingu að verða breytt. Við munum birta allar slíkar breytingar á vefsíðu okkar.

Með sama hætti er okkur mikilvægt að upplýsingar um þig séu ávallt sem réttastar. Því biðjum við þig góðfúslega að láta okkur vita ef tengiliðaupplýsingar þínar (t.d. símanúmerið þitt eða netfang) eða aðrar upplýsingar breytast.

[1] Þessi fyrirmynd tekur til fræðsluskyldu gagnvart umsækjendum. Ath. að ef um starfsfólk er að ræða, þarf jafnframt að fræða það um vinnslu persónuupplýsinga þess, t.d. í tengslum við launavinnslu, viðveruskráningu eða rafræna vöktun.

[2] Yfirlýsing þessi nær til umsækjanda KLAK, þeirra sem eiga í samskiptum við KLAK, starfsmanna, umsækjenda um starf, þá sem heimsækja vefsíðu eða samfélagsmiðla KLAK.